Qué hacer para mejorar la productividad

Luciano Meira, quien es vicepresidente de FranklinCovery Brasil, habló con Administradores.com sobre este asunto y entregó cinco consejos para que los profesionales sean maś productivos.  Autor: Fábio Bandeira de Mello, Administradores.com

Reunión, trabajo, familia, internet, salidas, correos electrónicos, tecnología, charlas, información… ¿Usted ya se dio cuenta de todas las cosas a las que necesita prestar atención en el día?

Claramente mantener el foco sin distraerse en diversas actividades, principalmente en el trabajo, es un desafío constante para la mayoría de las personas. Pero existe una solución, asegura Luciano Meira, vicepresidente de FranklinCovey en Brasil, empresa especializada en el resultado profesional y empresarial. Porque de acuerdo con el consultor, existen cinco pasos que se pueden llevar a cabo para incrementar la productividad extraordinariamente. Sorprendentemente, el exceso de trabajo no es una de estas. “Es un engaño creer que ser productivo es necesario trabajar sin papar”, dice Meira.

Administradores.com conversó con el consultor para descubrir algunos consejos de cómo el profesional puede focalizarse mejor en su día a día, así como cuáles son las cinco recomensaciones para desarrollar una productividad extraordinaria.

Cada vez más las personas tienen dificultad para mantener su atención. ¿Cuál es la clave para que el profesional mejore su productividad?

Primero, debe tomar decisiones sabias. Se debe comprender qué tiene valor, ¿qué es realmente importante en su vida? Una vez definido esto, debe comenzar a focalizarse más en su tiempo, energía, mente y concentración. Cuando el ser humano quiere ser focalizado y lo logra, las cosas pasan. La historia lo ha demostrado. Todo lo que el ser humano hace de interesante, de diferente y de extraordinario surge de alguien que consiguió focalizarse en eso.

Para ser productivo no se puede pensar en una simple organización del tiempo, pero si en una administración de la productividad personal. Y mediante cinco paso se puede obtener esto.

¿Cuáles son esos cinco paso para aumentar la productividad?

Primero, se debe tener cuidado con lo urgente. Ahora estamos en una crisis. Las personas están confundiendo la urgencia con la importancia, como si se tratara de la misma cosa, lo que no es así. Muchas de las tareas que hacemos de forma urgente no nos llevarán a ningún lugar. Tenemos una matriz del tiempo bastante conocida que tiene cuatro cuadrantes, donde se revela la importancia de cada tarea. El cuadrante que debemos aumentar es 2, el cual se refiere a las tareas importantes y no urgentes (ver recuadro abajo). Entonces, la preparación, la planificación, el estudio, la relación con las personas, son cuestiones fundamentales para aumentar la productividad.

¿Colocar todo como urgente desgasta más a los profesionales?

No sólo eso. Si se vive en una cultura de la urgencia, más allá de ese desgaste, la persona no logrará grandes cambios ni resultados. La urgencia está asociada a apagar un incendio. Nadie construyó nada fantástico apagando un incendio. La construcción de proyectos significativos depende de cosas no urgentes que son importantes.

Este es el primer consejo, ¿cuáles son los otros?

Lo segundo es buscar lo extraordinario, encontrar algo que haga la diferencia para usted. Es un trabajo de autoconocimiento. Yo diría que una persona que duda mucho sobre lo que quiere para su vida, tendrá dificultad para ser productiva.

¿La productividad tiene que estar ligada a las metas?

Las metas deben ser compartidas por los empleados y por la empresa. Generalmente, cuando ambos tienen esto es común y trabajan juntos, todo es mejor.

Sobre el tercer consejo…

La tercera recomendación es que las personas programen su tiempo. De esta manera tendrán una habilidad. ¿Cómo planifica su semana o sus días? ¿Utiliza una agenda o una plataforma electrónica? Hoy las personas están utilizando el Outlook o Google como herramientas de planificación del tiempo. Es necesario entonces organizar la semana, de forma de pensar en las prioridades y asignar un tiempo antes que comience la semana. No es conveniente iniciar la semana sin tener idea de esas prioridades.

Sobre esas cuestiones de productividad, uno de los grandes villanos es el correo electrónico. Las personas pasan mucho tiempo en este.

Esto es parte del cuatro consejo: cómo domino mi tecnología. Porque la tecnología es un arma de doble filo. A través de esta se puede mejorar o empeorar la productividad. Usada sin mucha conciencia, la tecnología puede atrapar a la persona, haciendo que se vuelva dispersa. Por ejemplo, ¿conoce a una persona viciada con la tecnología? Si es así, ¿esa persona es productiva? Piense en esto después…Generalmente el vicio a la tecnología no es un buen camino para la productividad.

Pero ¿hay formas de resolver este problema, al menos en el correo electrónico?

Claro. Hay reglas que se pueden utilizar para evitar la llegada de spam en el buzón de correo. Activar esta función es una forma de ahorrar tiempo. También se puede autoarchivar lo que la persona no leerá o decidirse por otra opción. Se pueden crear carpetas en el sistema de correo electrónico para colocar el archivo sin que llegue a la bandeja de entrada.

Otra cosa, por ejemplo, es arrastrar los correos electrónicos directamente al calendario de reuniones. Lo ideal es que se convierta en un compromiso. Hay varias prácticas y acciones que se pueden hacer para mejorar la productividad con la tecnología. Lo que no se debe hacer es volverse muy pasivo y dejar que la tecnología actúe sobre la persona. Algunos piensan que pasar todo el día en la casilla de correo electrónico puede resultar algo muy productivo. Este es uno de los mayores desafíos y mitos que se viven en la actualidad.

También en relación al correo electrónico: ¿cada cuánto tiempo debe mirar el correo una persona que recibe muchos mensajes?

Hay algunas recomendaciones en este sentido, una regla de oro o algo que debe efectuarse globalmente. Existe la idea de que no debería verse todo el día. Un buen ejemplo sería el ejecutivo que ve el email por la mañana, a la hora de almuerzo y al final de la jornada. Él no lo revisa durante el día, porque tiene otra cosas que hacer. Él crea reglas y horarios para responder. Es interesante que cuando se crea esta regla, finalmente termina por educar a otros de cómo realizar esta práctica. Ellos saben que esta persona revisa su email en ciertas horas y no hay razón para revisarlo antes de ese período. Así que eso es todo, se debe tener límites. Lo ideal sería ver el correo electrónico menos veces. Yo diría que una o dos veces al día es una buena cantidad.

Nos quedamos en la quinta opción. ¿De qué se trata?

Es la energía. La energía tiene que ver con el cuidado. Es conveniente reponer la energía todo el día y semana. Un deporte es muy importante, también tener una correcta alimentación. Hay incluso alimentos que incrementan el nivel energético y otros, en cambio, que consumen toda la energía. Es ideal estar relajado y tener una vida espiritual más profunda. Todo esto puede ayudar a aumentar el nivel de energía y, por lo tanto, la capacidad de producción.

¿El descanso es también una manera de ser productivo?

¡Claro! Es un error pensar que para ser productivo hay que estar trabajando sin parar. Sería como afirmar que se puede llegar a un lugar bastante lejos sin descanso. Pero no, tenemos que parar para descansar y llegar al sitio.

Ahora usted entregó estos cinco consejos. Para terminar: ¿cómo un líder puede introdocir la productividad como algo agregado a la cultura de la empresa?

Creo que está muy relacionado con lo que hablamos sobre la implementación de la cultura del cuadrante 2. En esa matriz podemos separar entre las cosas importantes y no urgentes. Por ejemplo: la preparación, la prevención, la formación de las personas y la delegación. Es importante ser capaz de transmitir esto a todo al equipo de trabajo. Debemos realizarnos la pregunta: ¿cómo llevar a cabo tareas teniendo en cuenta la calidad, la entrega a tiempo, con todas las especificaciones que el cliente quiere, dentro del costo? Todo líder tiene que pensar en ello, y una excelente solución es trabajar la cultura del cuadrante 2.